Het voeren van een administratie:
Waarom administreren?
De wetgever eist dat iedere ondernemer een administratie voert. Daarnaast kunt u
uw administratie gebruiken om uw bedrijfsvoering te verbeteren.
Ook buiten de onderneming zal behoefte bestaan aan informatie over de stand van
zaken in uw onderneming. Denk aan afnemers, de bank en uiteraard de fiscus
Wat is administratie?
Administreren is het 'systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken, en
verstrekken van informatie voor het besturen van de onderneming en het afleggen
van verantwoording daarover'.
Makkelijker gezegd, administreren is vastleggen wat er in uw onderneming
gebeurd. De boekhouding is een deel van de administratie maar ook telrollen,
agenda's en urenlijsten van het personeel horen bij de administratie. De
administratie moet minimaal zeven jaar, en soms wel 10 jaar worden bewaard.
Boekhouden is het vastleggen van financiële gegevens: alle ontvangsten en
betalingen maar ook alle vorderingen en schulden. Een goed opgezette boekhouding
kan verder veel informatie geven over de feitelijke situatie in uw bedrijf en
daarmee ook informatie om de strategie voor de toekomst te bepalen. Dit kan
betrekking hebben op bedrijfsdoelstellingen, maar ook op
investeringsbegrotingen, en budgetteringen
Het opzetten en bijhouden van een boekhouding vereist de nodige kennis. Niet
alleen boekhoudkundige kennis, maar ook kennis van de sociale- en fiscale
wetgeving.
Boekhoudkundige verplichtingen
U zult in ieder geval een kasboek moeten bijhouden. In het kasboek
moeten alle contante ontvangsten en uitgaven worden genoteerd. Het klinkt heel
eenvoudig maar het blijkt in de praktijk vaak problemen op te leveren. Als de
kas niet dagelijks wordt bijgewerkt, is er een groot risico op fouten. Het kan
dan zelfs voorkomen dat er een negatieve kas ontstaat. Dat wil zeggen dat
u op een bepaalde datum -volgens het kasboek- ƒ500 in kas heeft en toch ƒ1000
op de bank stort. Dat kan natuurlijk niet en is te voorkomen door dagelijks het
kasboek bij te houden, te tellen en ook het kasgeld te tellen om te zien of het
klopt met het saldo volgens het kasboek. Alle kasstukken moeten
zorgvuldig worden bewaard.
Een bank- of giro boek bevat de ontvangsten en uitgaven die via de
(post)bank lopen. Het bijhouden hiervan is eenvoudiger omdat alle mutaties al op
de afschriften zijn verwerkt.
In een inkoopboek schrijft u alle facturen en creditnota's die u van uw
leveranciers ontvangt.
In een verkoopboek schrijft u alle facturen en creditnota's die u aan uw
afnemers verzend.
De boekhouding kan zowel met de hand als met de computer worden bijgehouden.
Verder moet de boekhouding zodanig zijn ingericht dat aan de hand van de
boekhouding, de over een tijdvak verschuldigde omzetbelasting kan worden
vastgesteld.
Loonadministratie
Wanneer u als ondernemer personeel in dienst neemt, moet u zich laten
registreren bij de belastingdienst. U krijgt dan een loonbelastingnummer en u
moet dan een loonadministratie bijhouden. Deze loonadministratie bevat diverse
personeelsgegevens, een overzicht van gewerkte- en overige uren, afspraken met
personeelsleden, de loonberekeningen en diverse overige gegevens voor de
belastingdienst en bedrijfsvereniging.
